المخزون — دليل استخدام Dentora

صفحة المخزون

افتح المخزون من القائمة الجانبية، في قسم الإدارة. على الهاتف تجده تحت المزيد في الشريط السفلي.

في الأعلى أربع بطاقات: عدد الأصناف، ونقص في المخزون، وقاربت على الانتهاء، وقيمة المخزون (الكمية × سعر التكلفة). وتحتها شريط أصفر يذكر الأصناف التي بلغت حد التنبيه، ومعه زر تزويد المخزون.

ثم تبويبان: الأصناف والحركات. في جدول الأصناف ترى لكل صنف رمزه وفئته، والكمية بين زرّي − و+، ثم حد التنبيه وسعر التكلفة والقيمة والمورد والصلاحية، وفي آخر السطر زر الخيارات ⋮.

يرتّب البرنامج القائمة حسب الأولوية: ما نفد أولاً، ثم ما بلغ حد التنبيه، ثم ما انتهت صلاحيته أو قاربت، ثم بقية الأصناف حسب الاسم. هكذا تقرأ أعلى القائمة كأنها قائمة مهام.

صفحة المخزون: أربع بطاقات أرقام، وشريط أصفر بالأصناف الناقصة مع زر تزويد المخزون، ثم جدول الأصناف بكمياتها وأزرار الإضافة والسحب

إضافة صنف جديد

أضف كل مادة أو أداة تريد متابعتها مرة واحدة فقط، ثم تتغير كميتها مع كل شراء أو استهلاك.

انقر على صنف جديد أعلى الصفحة. وإن كان المخزون فارغاً تجد في وسطه زر إضافة أول صنف.
اكتب اسم الصنف، مثل: قفازات لاتكس مقاس M.
اختر الفئة بنقرة من الفئات الجاهزة (مستهلكات، أدوات، مواد، أدوية، مكتبية، معدات)، أو اكتب فئة جديدة. وأضف الرمز (SKU) إن كان للصنف رمز.
اختر الوحدة: قطعة أو علبة أو عبوة أو مل أو غ. وإن لم تجد وحدتك فاختر وحدة أخرى… واكتبها، مثل: أنبوب.
أدخل الكمية الابتدائية الموجودة الآن، وحد التنبيه، وسعر التكلفة للوحدة الواحدة، وتاريخ الانتهاء إن وُجد.
أكمل إن شئت المورد ومكان التخزين وملاحظات، ثم انقر على إضافة الصنف.

نافذة صنف جديد: اسم الصنف والفئة بأزرارها الجاهزة والرمز، ثم الوحدة والكمية الابتدائية وحد التنبيه وسعر التكلفة وتاريخ الانتهاء والمورد

من المفيد أن تعرف

الحقل المطلوب الوحيد هو اسم الصنف، والوحدة مختارة مسبقاً (قطعة).
تُسجَّل الكمية الابتدائية في سجل الحركات باسم رصيد افتتاحي. بعد ذلك لا تُعدَّل الكمية من نموذج الصنف، بل بحركة مخزون، حتى يبقى السجل كاملاً.
يُعدّ الصنف ناقصاً حين تصل كميته إلى حد التنبيه أو تنزل عنه. وإن تركت الحد صفراً فلا ينبّهك البرنامج إلا حين ينفد الصنف.
إذا أدخلت تاريخ انتهاء ينبّهك البرنامج قبله بـ 60 يوماً.
يقترح عليك البرنامج أسماء الموردين الذين كتبتهم من قبل، وتظهر الفئة الجديدة التي تكتبها بين أزرار التصفية.

إدخال كمية أو سحبها بسرعة

بجانب كمية كل صنف زرّان: − للسحب و+ للإضافة. استخدمهما حين تأخذ شيئاً من الخزانة أو تعيد إليها شيئاً، دون أن تفتح أي صفحة أخرى.

في سطر الصنف انقر على + لإضافة كمية، أو على − لسحب كمية.
في نافذة حركة مخزون اكتب الكمية. ويمكنك التبديل بين إدخال وإخراج من أعلى النافذة.
اختر السبب: مع الإدخال شراء أو إرجاع أو تسوية، ومع الإخراج استهلاك أو إتلاف أو تسوية.
اكتب ملاحظة إن أردت، وانظر إلى الرصيد بعد الحركة، ثم انقر على تسجيل الحركة.

نافذة حركة مخزون صغيرة بجانب زر الإضافة: إدخال أو إخراج، والكمية، والسبب، والملاحظة، والرصيد الحالي والرصيد بعد الحركة

تسجيل شراء وتزويد المخزون

حين تصل طلبية سجّل أصنافها كلها مرة واحدة. ترتفع الكميات، ويصبح سعر الوحدة الجديد هو سعر التكلفة لكل صنف، ويُحفظ المورد على الأصناف.

انقر على تسجيل شراء أعلى الصفحة. أو انقر على تزويد المخزون في الشريط الأصفر لتُفتح النافذة وفيها كل الأصناف الناقصة بكميات مقترحة. أو اختر تسجيل شراء لهذا الصنف من قائمة ⋮ في سطر صنف واحد.
تأكد من تاريخ الشراء، واكتب المورد ورقم الفاتورة إن كانا معك.
في كل سطر اختر الصنف واكتب الكمية وسعر الوحدة. انقر على إضافة صنف لسطر جديد، أو على إضافة الأصناف الناقصة لتضيف كل ما بلغ حد التنبيه.
اترك تسجيل قيمة الشراء في المصروفات مفعّلاً إن أردت أن يُسجَّل إجمالي الشراء مصروفاً في فئة مواد.
راجع إجمالي الشراء أسفل النافذة، ثم انقر على حفظ الشراء.

نافذة تسجيل شراء مملوءة بالأصناف الناقصة: تاريخ الشراء والمورد ورقم الفاتورة، ثم سطر لكل صنف بكميته وسعر وحدته وإجماليه، وإجمالي الشراء أسفل النافذة

من المفيد أن تعرف

الكمية المقترحة للصنف الناقص تعيده إلى ضعف حد التنبيه، ويُملأ سعر الوحدة من سعر تكلفته الحالي. عدّل الرقمين كما في فاتورتك.
لا يُقبل تاريخ شراء بعد اليوم، ولا يتكرر الصنف نفسه في سطرين («الصنف مكرر»). ولا تظهر في القائمة الأصناف الموقوفة.
مفتاح تسجيل قيمة الشراء في المصروفات يظهر للمدير وحده، لأن المصروفات من صلاحياته. والشراء الذي يسجّله غيره يحدّث المخزون فقط.
يُكتب المورد ورقم الفاتورة ملاحظةً على حركة كل صنف، فتجدهما لاحقاً في سجل الحركات.

سجل الحركات

انقر على سطر أي صنف (أو اختر سجل الحركات من قائمة ⋮) لتفتح لوحة سجل الحركات على جانب الشاشة. في أعلاها الكمية الحالية بخط كبير مع الحد، ثم سعر التكلفة والقيمة والصلاحية، ومكان التخزين والمورد. ومنها تضيف أو تسحب بزرّي إضافة كمية وسحب كمية، وتعدّل الصنف بزر تعديل الصنف في أسفلها.

تحت آخر الحركات تجد كل حركة بسببها وتاريخها ووقتها ومن سجّلها وملاحظتها، والكمية التي أضافتها أو سحبتها، والرصيد بعدها.

أما تبويب الحركات في أعلى الصفحة فيجمع حركات كل الأصناف، الأحدث أولاً. ابحث فيه باسم الصنف أو رمزه أو بالملاحظة، أو اختر سبباً واحداً (شراء، استهلاك، تسوية…) لتعرض حركاته وحدها. انقر على أي حركة لتفتح سجل صنفها.

لوحة سجل الحركات لصنف: الكمية الحالية والحد، وسعر التكلفة والقيمة والصلاحية، وزرّا إضافة كمية وسحب كمية، ثم آخر الحركات بالرصيد بعد كل حركة

تبويب الحركات: بحث وأزرار الأسباب، ثم جدول بكل حركات المخزون بالتاريخ والصنف والسبب والتغيير والملاحظة ومن سجّلها

التنبيهات والبحث والتصفية

يحمل الصنف شارة نقص حين يبلغ حد التنبيه، وشارة نفد حين تصبح كميته صفراً. وفي عمود الصلاحية تظهر شارة مثل «ينتهي خلال 24 يوماً» أو منتهي الصلاحية لما قارب الانتهاء خلال 60 يوماً أو تجاوزه.

لا تحتاج إلى فتح المخزون لتعرف ذلك: يظهر النقص والانتهاء أيضاً في التنبيهات تحت زر الجرس، ويظهر النقص في تنبيهات الشاشة الرئيسية.

اكتب في مربع البحث اسم الصنف أو رمزه أو مورده أو فئته أو مكان تخزينه.
انقر على فئة من الأزرار تحت البحث لتعرض أصنافها وحدها، أو على كل الفئات لتعود.
فعّل النقص فقط، أو انقر على بطاقة نقص في المخزون. ولعرض ما قارب الانتهاء انقر على بطاقة قاربت على الانتهاء، فيظهر زر قريبة الانتهاء أو منتهية ومعه × لإلغائه.
انقر على مسح التصفية تحت الجدول لترى كل الأصناف من جديد.

المخزون مصفّى على ما قارب الانتهاء: زر قريبة الانتهاء أو منتهية مفعّل، وصنف واحد في الجدول بشارة ينتهي خلال 24 يوماً

التعديل والإيقاف والحذف والتصدير

في قائمة ⋮ لكل صنف: سجل الحركات وتعديل وتسجيل شراء لهذا الصنف وإيقاف الصنف (أو إعادة تفعيل لصنف موقوف). ويظهر حذف الصنف فقط لصنف ليس في سجله إلا رصيده الافتتاحي.

زر تصدير CSV أعلى الصفحة يحفظ جدول الأصناف كما تراه، أي مع البحث والتصفية، في ملف جدول يفتحه Excel والعربية فيه سليمة. وفي تبويب الحركات يحفظ الزر نفسه كل حركات المخزون.

من المفيد أن تعرف

تعديل الصنف يغيّر اسمه وفئته ووحدته وسعره وصلاحيته وغيرها، ولا يغيّر كميته: تبقى خانة الكمية الحالية مقفلة، لأن الكمية تتغير بحركات المخزون فقط.
أوقف الصنف الذي لم تعد تستخدمه بدل حذفه: يختفي من القوائم والشراء والتنبيهات، ويبقى سجله محفوظاً. لتعيده فعّل إظهار الموقوفة ثم اختر إعادة تفعيل من قائمته. ومفتاح صنف نشط في نافذة التعديل يفعل الشيء نفسه.
الصنف الذي له حركات شراء أو استهلاك لا يُحذف، بل يُوقف، حتى لا يضيع سجله.
على ويندوز تُفتح نافذة حفظ لتختار مكان الملف. وعلى أندرويد تُفتح شاشة الحفظ في النظام، فتختار مجلد التنزيلات أو Google Drive مثلاً. على الهاتف زر التصدير أيقونة سهم التنزيل.

المخزون على الهاتف

على الهاتف يصبح كل صنف بطاقة: الاسم والرمز والفئة وشارة النقص، ثم الحد والقيمة، وشارة الصلاحية إن قارب الصنف على الانتهاء أو انتهى، وفي أسفلها الكمية بين زرّين كبيرين − و+ يسهل الضغط عليهما.

المس البطاقة لتفتح سجل حركاتها، أو زر ⋮ لقائمة الخيارات. وتُفتح نافذة الحركة من أسفل الشاشة بالحقول نفسها.

المخزون على الهاتف: كل صنف بطاقة بشارة النقص والحد والقيمة، والكمية بين زرّين كبيرين للسحب والإضافة

نافذة حركة مخزون مفتوحة من أسفل شاشة الهاتف بالحقول نفسها